Det Gode Arrangement 

For Undercover Service handler underholdning ikke kun om at gæsterne kan lide vores optræden eller synes vi er morsomme. Det handler i høj grad om gæsternes helhedsindtryk. Hvis betjeningen og maden ikke er i orden, kan underholdningen være nok så god, men helhedsindtrykket er at arrangementet var halvdårligt. Som vært eller arrangør bør man være sig dette bevidst. Gæsterne eller kursisterne skal helst gå hjem med en fornemmelse af, at de er blevet forkælede og har fået en særlig god behandling hele vejen rundt. Så husker de arrangementet med glæde og positivitet og tænker naturligvis også på samme måde om arrangøren/værten. Det handler ikke om hvor mange penge man kaster efter et arrangement, det handler om omhu og om at gøre sig lidt umage i planlægningsfasen.

 Undercover Service har nu optrådt i 10 år. Det er blevet til et hav af arrangementer og vi har tilegnet os mange erfaringer omkring, hvordan et godt arrangement er skruet sammen. Disse erfaringer vil vi gerne dele med vore potentielle kunder, så jeres arrangement kan blive helt i top. Derfor har vi samlet lidt gode råd på denne side samt nogle udvalgte links til personer, firmaer og bureauer, som vi har særligt gode erfaringer med. Siderne bliver løbende opdateret.

 Hvis man skal have succes med sit arrangement er der som nævnt mange ting der skal gå op i en højere enhed. Her er nogle bud på hvad man skal være opmærksom på:

 Lokaliteterne:

Mange fester og arrangementer er betingede succeser fordi lokaliteterne ikke er i orden. Det er vigtigt at bese lokalerne først. Er der plads til at tjenerne kan komme rundt? Er der plads til at den underholdning man har bestilt kommer til sin ret? Er der gulv- eller sceneplads til underholdningen eller musikken? Skal man have dansegulv? Kan alle se fra deres pladser eller er der generende søjler eller blinde vinkler i lokalet? Hvordan er akustikken? Er der strøm i nærheden af scenen? Er der et afsides lokale, hvor de der ikke vil danse fortsat kan konversere? Og frem for alt: Hvordan er personalets indstilling overfor jeres ønsker?

 Maden:

”Vejen til en mands hjerte går gennem maven,” lyder det gamle mundheld. Vores erfaring siger os at det er rigtigt, og at det gælder både kvinder, mænd og børn. Maden er fundamentet i arrangementet. Det er som regel ved måltidet at gæsterne samles og festen eller arrangementet tager sit afsæt. Og som bekendt er det vigtigt at komme godt fra start. Når den værste sult har lagt sig og gæsterne har fået den første oplevelse i form af velsmagende og veltilberedt mad, så åbnes alle andre kanaler for indtryk og eventuelle taler, sange eller anden underholdning modtages med åbent sind.

 Drikkevarerne:

”De skal ikke mangle noget!” Det hører man ofte i forbindelse med en fest, men hvis man massivt bombarderer gæsterne med stærk spiritus fra starten af arrangementet er chancen stor for, at man i hvert fald har spildt sine penge på god, kvalitetsbevidst underholdning og muligvis også ditto musik. Vi har underholdt ved enkelte firmaarrangementer (primært til jul) hvor (rigtig meget) snaps og guldøl skulle lægge bunden til det gode arrangement. Inden vi var kommet frem til vores underholdning, havde det første slagsmål fundet sted og vores underholdning blev kraftigt forstyrret af ”opstemte” gæster. Tænk over, at ikke alle ved et firmaarrangement styrer sin aften lige godt og rationaliser især de stærke varer i starten. Eller lad være med at investere i underholdning, hvor en del af det er, at man skal kunne høre visse pointer.

 Personalet:

Når man har sikret sig at maden er i orden, bliver man nødt til at kigge på personalet på stedet. God og lækker mad kan hurtigt overskygges af en negativ betjening. Det samme kan god underholdning. Hvis stemningen ude i køkkenet ikke er god, bølger det helt ind mellem gæsterne. Hvis underholdningen bliver behandlet negativt før de går på og gæsterne sidder med en lille fornemmelse af at de måske er lidt til besvær, kan det gå ud over kvaliteten af underholdningen. Ikke fordi vi ikke er professionelle nok til at ryste det af os inden vi går på, men simpelthen fordi god underholdning, ligesom gode madoplevelser handler om mentalt overskud ikke mindst fra afsenderens side, men også fra modtagerens side. Derfor er det vigtigt at tale grundigt med personalet inden arrangementets afvikling og få blotlagt alle ønskerne vedrørende arrangementet, så personalet heller ikke får uventede overraskelser på selve dagen. Meddel dem, at I har besluttet, der skal være underholdning, fortæl dem hvordan I ønsker det skal foregå (også praktisk), og spørg så om jeres ønsker kan honoreres. Det vil de færreste svare nej til. Og løb måske lige underholdnings kontrakten igennem og se om der måtte være specielle ønsker fra kunstnerne om garderobe eller forplejning. 

Musik:

Musik er næsten altid godt til et arrangement. De gode musikere bygger langsomt og måske næsten umærkeligt en stemning op omkring arrangementet. Musik får folk til at føle sig vel tilpasse (det har supermarkederne og indkøbscentre for længst indset), derfor er det vigtigt at musikken også er veltilrettelagt. Om I vælger en jukebox, egne CD’ere eller levende musik så tænk over forløbet. De fleste vil gerne kunne tale sammen under middagen, og mange måske også mens der spilles til dans. Er musikerne parate til at holde pauser når det kræves? Kan de akkompagnere selskabssange? Der findes et hav af musikere derude og man kan ikke se kvaliteten af musikken på de forkromede hjemmesider. Spørg eventuelt stedet hvor I holder arrangementet om de har nogle kontakter (de kender musikerne) eller henvend jer til nogle af de etablerede bookingbureauer som har sans for kvalitetsunderholdning. Igen er det vigtigt at kunne forklare så meget som muligt om ønsker, behov og om gæsternes sammensætning. 

Underholdning:

Endelig er der underholdningen. Hvilken funktion skal den have? Skal den bryde isen mellem folk som måske ikke kender hinanden så godt? Skal den fungere som fyld mellem middagen og dansen? Skal den være det professionelle islæt som løfter arrangementet til endnu større højder? Er der nogen i selskabet der kan tage anstød af underholdningen? Somme tider skyder folk forbi målet, fordi de glemmer hvordan andre vil modtage underholdningen. Hvis 1/4 af selskabet vrider tæer over standup’erens sjofelheder, kunne man så ikke have brugt pengene bedre? Igen, tal med stedet hvor I holder arrangementet om deres erfaringer, spørg de professionelle bookingbureauer. Vi, i Undercover Service stiller os også gerne til rådighed for en uformel snak om hvilken underholdning der vil være optimal for jeres fest. Og ja, vi anbefaler tit os selv, men kun når vi mener at vores underholdning passer til jeres arrangement.

 

Pynt/dekorationer:

Også her sender man et signal til gæsterne. Er der pyntet op med paptallerkener og engangskrus? Er der gået ”tema” i den, og man leger man er til spansk grisefest anno de glade 70’ere? Hvordan passer underholdningen ind i stilen? Tænk på at festen/arrangementet skal være helstøbt.

Alternative arrangementer:

Eventbureauer er helt oppe i tiden. Mange af dem kommer med en totalløsning på hele arrangementet lige fra lokaler, via mad og drikke til underholdning og musik og det kan være fint nok. Tit handler det jo også om til et firmaarrangement, at ingen har tid til at stå for et større arrangement. Vi har imidlertid ofte været ude til arrangementer, hvor det ikke var festen som sådan, der var dagens clue, men derimod et socialt samvær gæsterne eller kollegerne imellem. Nogle går så langt som til at kalde det teambuilding og så sende en ekstra stor regning på det. Men med lidt fantasi kan man sagtens lave et arrangement som er personligt og engagerende. Hvis I ikke får nogle ideer ind på nethinden er I også her velkomne til at ringe til os og få en uforpligtende snak om hvad man kan gøre.

Kurser:

Hvad angår kurser, gælder for så vidt også en del af ovenstående betragtninger. Dog skal man her gøre sig meget klart, hvad selve underholdningen kan bruges til: Eyeopener, kickstarter, icebreaker, afbræk i seriøsiteten, mulighed for eftertanke, humoristisk indfaldsvinkel til tabubelagte emner eller skal latteren åbne sindet og fjerne de korslagte arme så kursisterne mere afslappet og åbent kan tage imod den lærdom de skal have? Her har vi i Undercover Service en del erfaring med hvad der er godt til hvad. Se vores erhvervssider her på hjemmesiden eller ring til os, så vi kan drøfte hvad der vil være godt for netop jeres kursus.